Matt Garrett es director ejecutivo de TGG Accounting, una empresa que se especializa en dar servicios de contabilidad a medianas empresas. Este empresario cuenta que ha descubierto cientos de actividades fráudenlas que afectan a los emprendimientos desde diferentes perspectivas. La cantidad con la que han sido estafados puede variar, desde unos pocos dólares hasta miles o millones.
Los fraudes que pueden destruir tu negocio se los puede evitar, por eso, Garret quiere compartir algunas historias sobre los tipos más comunes de fraude a empresas y cómo se los puede evitar:
Fraude de nómina
El año pasado, la empresa de Garret fue contratada por una constructora. Su cuenta de nómina nunca se había reconciliado con su sistema de cronometraje, lo que hizo que esa fuera una de sus prioridades. De acuerdo con los registros de la empresa, dos trabajadores y sus jefes estaban trabajando masivas horas adicionales y cobraban mucho por horas extras, que ascendían a más de 80.000 dólares en pagos anuales. Sus hojas de tiempo revelaron que estaban trabajando en dos proyectos de construcción que eran a más de 50 millas de distancia el uno del otro y al mismo tiempo.Cuando se descubrió el fraude se despidió a los empleados, pero el dinero ya no estaba. La mejor manera de prevenir el fraude de nómina es conciliar todas las cuentas del balance y los registros de nómina mensuales o, al menos, trimestrales. Busca cualquier cabo suelto e investígalo hasta que haya una respuesta clara.
Doble fraude
Garret cuenta que conoció un restaurante cuyo ex contador robó $550.000 en cinco años. Lo hacía al escribir dos cheques cada vez que se pagaba una factura. Por ejemplo, si tenía que pagar $500 a ACME Insurance Company, escribía simultáneamente otro cheque a sí mismo por $100 que se decodificaba en el sistema de contabilidad como “ACME”.Es muy difícil para los dueños de negocios darse cuenta de este tipo de actividades. Incluso si lo buscan en los estados financieros, estos pueden parecer un poco razonables. En este caso, el ex contador se llevó más de medio millón de dólares. En un negocio es difícil encontrar buenas ayudas contables, pero es importante tener a más de una persona firmando cheques y conciliando cuentas bancarias. También es importante contar con una persona ajena para ver los libros, pero que lo haga aleatoriamente.
Fraude de “amistad”
Un caso que recuerda Garret es que un amigo de él una vez contrató a la hija de su mejor amigo para que manejara los libros de la empresa. La había conocido cuando era una niña. Era una mujer inteligente, trabajadora y madre soltera. Sin embargo, tenía muchas deudas y por eso decidió darle el trabajo.Un día, el sistema de rentas congeló todas las cuentas de la empresa por no haber pagado los impuestos, a pesar de que se había dado el dinero para pagarlos. Ocurría que ella se lo estaba llevando, un total de $439.000. Tres días más tarde, la empresa se vio obligada a cerrar, 15 empleados perdieron sus puestos de trabajo y los accionistas perdieron su dinero.La moraleja de la historia es que no se debe contratar a alguien basándose solamente en la amistad, la familia, la obligación o sentimientos de simpatía. Es necesario construir una cultura de rendición de cuentas, medición de resultados y desempeño. Además, se debe contratar a alguien por su talento y está bien pagar por ese talento para llevar a cabo un alto nivel de responsabilidad.
