Existen personas que escriben emails «profesionales» como si se tratara de la invitación de cumpleaños de un niño de 5 años: Con colores, faltas ortográficas, emoticones, signos de puntuación innecesarios e informalidades varias. Algunas de estas malas prácticas están, por desgracia, muy extendidas y muchas se hacen de forma inconsciente por la influencia de otros servicios de mensajería de corte más personal como WhatsApp. A continuación te recordamos algunos de estos errores que te restan profesionalidad a ojos de los demás si los cometes.
- Reseñar como urgentes e-mail que no lo son. No saber las prioridades es un síntoma de desorganización y falta de control sobre tus quehaceres, por eso no es recomendable reseñar como urgente un email que no trata de algo ídem.
- Ser demasiado informal. Está bien ser simpático, pero para eso no es necesario poner cuatro emoticones al lado de cada frase. Ni uno tampoco. Cuida tu manera de expresarte a menos que el email sea, por ejemplo, para tu compañero más allegado.
- Ser demasiado rígido. Si escribes de una forma demasiado rígida dará la sensación de que has escrito una plantilla y mandas todos tus email en serie, que eres un robot y que te falta empatía y esta es esencial en cualquier negocio.
- No utilizar la copia indebidamente. Por un lado, poner en copia a una persona sin que alguien te dé su consentimiento quizá no es lo más adecuado para crear confianza. Por otro lado, mandar un mail a varias personas con todas las direcciones al descubierto quizá molesta a alguien por publicar sus datos sin consentimiento.
- Responder a todos. Cuando recibes un email con muchos destinatarios, asegúrate de que solo contestas al a persona indicada y no a todas las direcciones que aparecen. Si contestas a todos darás señales de ser despistado.
- No poner asunto (o ponerlo demasiado ligero). El asunto del email es determinante, puede hacer que una persona lo abra urgentemente, lo deje para más tarde o ni lo lea. Las dos últimas son las situaciones más probables si tu asunto es inexistente o demasiado inespecífico. Debes ser breve y directo en el asunto.
- Cometer faltas (de todo tipo). Utilizar cuatro puntos suspensivos en vez tres, cometer faltas de ortografía, separar el sujeto y el verbo con una coma y demás faltas señalan falta de interés, de conocimiento y, por ende, de profesionalidad.
- Utilizar fuentes poco adecuadas. Lo mejor es dejar la fuente predeterminada del soporte de email que utilices. Evita las tipografías enrevesadas, las serif y las combinaciones extrañas de colores.
- Escribir demasiado. Un email largo invita directamente a no leerlo, pero si no puedes resumir demasiado, al menos, separa en varios párrafos. Esa separación hará más ligera la lectura. Eso sí, procura que la separación tenga sentido.
