Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, nuestra lengua está sufriendo muchos ataques, especialmente al momento de escribir documentos formales.
Hay que distinguir en qué momentos debemos utilizar un lenguaje más formal y serio que el que usamos de forma general para comunicarnos con conocidos.
Generalmente, por cuestiones laborales, el emprendedor debe saber usar muy bien el lenguaje, sobre todo el formal, ya que lo va a necesitar siempre que redacte un documento destinado a captar clientes, solicitar cotizaciones, informar sobre eventos, abrir negociaciones o comunicarnos de forma efectiva con sus trabajadores.
El lenguaje formal es clave, y a pesar que la sola mención de la palabra “carta o documento” lo haga parecer descontinuado, la verdad es que no hay ninguna diferencia entre el contenido de un manuscrito de negocios en papel y un correo electrónico o memorándum.
Pensar que hacer o escribir una carta es cosa sencilla está lejos de la realidad.
Considerando que en sus requerimientos principales están el ser clara, concreta pero breve, metódica, cortés y precisa pero, sobre todo, que logre conseguir el fin que nos proponemos.
¿Cómo escribir un documento formal?
Para escribirla fácilmente, es aconsejable tener en cuenta algunas recomendaciones. Si es formal, lo correcto es que la realices en computadora y la entregues impresa;
Lo primero es saber que todas las cartas, independientemente del tipo, tienen una estructura que incluye un saludo, el cuerpo y una despedida.
Saludo Formal
El saludo es la parte principal de una carta o documento formal y es la primera impresión que le daremos a nuestro lector, potencial socio o cliente.
Siempre que no conozcamos a la persona a quién va dirigida la carta, lo mejor es ir por lo seguro e implementar frases como:
- Reciba un cordial saludo de parte de…
- Saludo cordiales.
En cambio, si el trato ya es personal podemos usar un saludo más ameno y que haga sentir a nuestro lector mucho más considerado y cercano a nuestro mensaje para aumentar su receptividad, podemos implementar frases como:
- Un gusto en saludarle
- Reciba un cordial saludo de mi parte
Frases para mantener contacto
Dependiendo de aquello que deseamos que haga el lector de la carta, es posible utilizar frases persuasivas que mediatamente detonen una necesidad de cumplir con una acción determinada, por ejemplo:
- Quedo a la espera de su respuesta.
Esto le hace saber a la persona de manera inconsciente de que lo estás “esperando” lo que genera una urgencia o prioridad por contestar, prácticamente sin que se den cuenta y suena muy bien.
Este truco funciona para todo, como por ejemplo mantener contacto:
- Espero tener pronto noticias suyas.
- Ruego mantengamos contacto.
- Sería de mi total interés saber de usted/es en cuanto sea posible.
De igual forma para recibir comentarios sobre su trabajo, sobre un proyecto o para hacer consulta entre compañeros de distintos departamentos, la formalidad siempre queda bien y además ayuda mucho a borrar la ambigüedad en los mensajes:
- Quedo atento a sus comentarios.
- Quedo abierto a cualquier sugerencia de su parte.
Agradecimientos formales
Agradecer abre muchas puertas en la vida y en los negocios, sobre todo cuando de cartas formales se refiere.
Saber agradecer cordialmente el tiempo invertido da una sensación de consideración y de respeto, aumentando la calidad y empatía del mensaje por lo que suele ser mejor recibido, para ello frases de oro son:
- Agradezco de antemano su tiempo
- Reciba mi gratitud por mantenerme al tanto…
Hay muchas formas de agradecer y depende de lo que queramos lograr con ello, siempre hay que tomar en cuenta el contexto. Si el contenido de la carta es extenso o tiene muchos datos complicados o tedioso, pero importantes, como nombres direcciones que se usaron como referencia, departamento y demás, siempre agradece por la atención prestada:
- Muchas gracias por su atención.
Promoción y negocios
Depende del tipo de carta formal (hay una para cada ocasión), seguramente querrás promocionarte como en un texto de negocios, para ofrecer tus habilidades como freelancer o los de tu empresa, entonces puedes hacer uso de frases de provino y negocio:
- Estamos/Estoy a su entera disposición para ayudarle
- Estoy a su entera disposición por cualquier consulta
- No dude en hacerme llegar sus dudas y con gusto le haré saber
Estas frases incentivan acciones, pero con la salvedad que buscan posicionarte como experto, bajo un aire de confianza en el tema y además das seguridad para que confíen en ti, haciéndole saber al lector que tiene en ti una puerta abierta.
Despedidas formales
El cierre de una carta de negocios es sumamente importante, porque es donde se encuentra el llamado de atención y por lo general el tono de voz que utilices aquí definirá completamente la percepción del lector sobre tu actitud. Hay que ser cuidadosos con las despedidas e implementar frases como:
- Se despide cordialmente
- Saludos cordiales
- Atentamente
- Un saludo cordial
Fuente: negocios y emprendimiento
