¿Ha sentido alguna vez que pasa más tiempo en reuniones de trabajo que trabajando de verdad? Si es así, su emprendimiento puede tener un grave problema: un estudio de la agencia Robert Half International señala que el 28% de las reuniones son innecesarias e improductivas, o sea, una pérdida de tiempo. Y de dinero, por supuesto.
Sabemos que a veces reunirse por A ó B motivos es imprescindible, pero hay unos cuantos trucos para asegurarse de que se aproveche el tiempo en esas ocasiones. El diario español El Economista explica que se deben tener en cuenta al menos cuatro factores:
- Se puede decir no. La comunicación es un elemento clave para el emprendedor y una de las habilidades básicas en este campo es saber decir no. Si tenemos conciencia del tiempo necesario para hacer cada cosa que tiene que hacerse en una pyme, podremos decir ‘no’ a las reuniones que no justifiquen que se deje de hacer algo más.
- Sin contenido claro no hay reunión. Las reuniones de trabajo solo deben convocarse cuando haya una razón que las justifique. Hay que evitar reunirse porque “toca” o por costumbre. Si hay algo importante que discutir podría llamarse a una reunión, pero, por supuesto, solo hay que exigir la presencia de quienes realmente deben estar ahí.
- Empieza a las X horas y termina a las Y horas. Una técnica para evitar perder el tiempo en reuniones es, al momento de convocarlas, fijar una hora de principio y una de fin, procurando que no sean en momentos muy extenuantes (no a primera hora de los lunes ni en las postrimerías de un viernes). Luego, hay que tratar de respetar el horario.
- Solo hablar del objetivo. Cuando se convoca a una reunión de planificación no se debe hablar de algo que no sea la planificación. Hay que evitar a toda costa los desvíos del objetivo original por el cual se convocó la junta.
